Оптимальным инструментом для отслеживания времени при проведении презентации и мероприятия вообще являются карточки. Раньше это были перфокарты для счётных машин (я помню, как некоторые профессора в институте делали на их оборотной стороне конспекты своих лекций). Теперь в качестве карточек могут выступать любые удобные для рэпа куски плотной бумаги, на которых пишутся тезисы выступления и другая информация, важная для презентации.
Кроме самих тезисов, переходов, точек смены слайдов (но подробнее о этом будет рассказано позже) на карточках нужно писать примерное время, в течение которого будет освещён тот или иной тезис. Медицинскому представителю нужно строить своё выступление таким образом, чтобы закончить основную часть презентации за 2 - 3 минуты до расчетного времени окончания.
За пять минут до конца выступления следует открыть раунд ответов на вопросы. Если вопросов нет или их мало, то медпреду надо взять продуманные до выступления вопросы и сказать: «Достаточно часто бывает такая ситуация.» и, озвучив вопрос, тут же на него дать ответ. Это способ разогреть аудиторию, подтолкнуть её к задаванию вопросов. У медпреда в заготовках обязательно должно быть не менее двух - трёх продуманных вопросов.
Если из аудитории вопросов много, то в таком случае представитель может не ограничивать себя и смело может продлить своё выступление ещё на минут пять. Когда доктора задают хорошие вопросы, то претензии председательствующего по лимиту времени будут обращены только к докторам. Вряд ли ведущий будет спорить с врачами, ему будет удобнее переключить внимание специалистов на другое время: «Давайте вы подойдёте в перерыв к выступающему и зададите ему свои вопросы!». Отличный призыв к действию, повторённый чужими устами!
Очень большой ошибкой при проведении выступления являются возмущённые слова председательствующего (заведующего отделением, главного врача): «Извините, ваше время уже вышло!». Эта фраза — показатель того, что выступление было не интересным и « почтенное собрание» только и ждёт повода, чтобы избавиться от выступающего.
План общения
План, который с точки зрения получения результатов является одним из самых важных при проведении больших и маленьких выступлений. Но, как ни странно, именно этот план практически никто не фиксирует на бумаге, почти никто не делает этого плана.
План общения на коллективном мероприятии описывает, как, где и с кем медпред будет общаться до и после выступления. Общение до выступления, прежде всего, — поиск союзников в зале (переговоры с уже знакомыми докторами, просьба оказать мелкую услугу, представить медпреда коллегам).
Старайтесь «зацепить» вниманием максимальное количество людей в зале. Даже если участник не сможет ответить на вопрос или помочь вам, то маленькое знакомство с человеком уже состоится. Попросите подержать пару секунд нужный вам плакат (доставая визитку или ручку). Найдите причину, чтобы перекинуться словом даже с незнакомым человеком и таким образом подключить его к своим действиям, сделав своим союзником. Найдите возможность убедить незнакомца сделать что- либо для вас (самое простое действие) и по окончании выступления он гораздо легче будет совершать нужные вам движения.
Ещё пара замечаний по поиску союзников:
Легко найти союзника и последующую поддержку, если задавать значимым персонам вопросы во время их выступления. Делать это на до с разрешения выступающего, в конце доклада. Хорошее время проявить активность, показать себя — нужно задавать выступающему вопросы, которые будут интересны всем сторонам: и аудитории, и самому выступающему (вопрос не должен быть сложным или заведомо ставящим в тупик), и медпреду. Если вопрос окажется простым и придётся к месту, то можно обрести отличного союзника, который психологически будет «немножечко должен медпреду».
Хорошими союзниками становятся врачи, которые сотрудничают с компанией, рекомендуют препараты или изделия. Реальная степень их лояльности и количество рекомендаций не так уж и важны, медпреду будет достаточно видеть, что это врач из его базы. Если рэп «берёт» в качестве союзника нескольких врачей, то нужно максимально хорошо запомнить приметно одетых или неординарно выглядящих людей: их позже будет легче выделять среди сидящих в зале. Это, в свою очередь, позже сильно облегчит установление визуального контакта во время выступления.
Почему нужен план?
Все разновидности планов тесно взаимосвязаны. Опытные ораторы, лекторы и спикеры умеют удачно сочетать эти планы между собой подсознательно. При подготовке к своим первым публичным выступлениям, когда медицинскому представителю нужно организовывать, в первую очередь, себя, лучше разделить планы между собой и записать их по отдельности.
Писать планы нужно в обязательном порядке. Планы действительно помогают проводить и короткое выступление и длиннющую презентацию. Планы обладают некоторыми волшебными свойствами:
• Они убирают страх перед выступлением . Когда всё продумано, промоделировано и отрепетировано, страх выступающего растворяется, ему просто не остаётся места во всех прописанных планах.
• Они организуют выступающего. В любой момент, обратившись к плану, можно понять, что следует делать дальше.
• Они поддерживают выступающего. В случае, если что- то пошло не так, медпред всегда может заглянуть в тот пункт плана, который материализуется в данный момент и начать его сначала или перескочить на следующий пункт.
Но только никогда используйте в реальной работе «планы для руководства» — формальные докладные записки или официальные регламенты мероприятия. Пишите планы для себя, своими словами, со своими мыслями и замечаниями.
Глава 5. Не место красит человека
Место выступления, его возможности и характеристики могут очень сильно повлиять на результат собрания и презентации медпреда. В душной аудитории сидящие в зале будут спать, зевать, терять нить внимания. В маленькой ординаторской может не хватить места для проведения демонстрации и это сломает план подготовленного выступления. Желание получить максимально возможный результат должно подтолкнуть медицинского представителя к изучению места проведения коллективного мероприятия. Провести оценку места выступления не так сложно. Достаточно знать, на какие особенности помещения и особенности проведения выступления нужно обратить внимание.
Что за место?
Оценка места мероприятия складывается из большого количества факторов. Вне зависимости от того, проводит медпред серьёзное коллективное мероприятие или обычный групповой визит, ему обязательно нужно оценить место, где проходит выступление. Недооценённое место может значительно ухудшить результат выступления.
Даже если у медпреда нет возможности побывать в месте выступления заранее, оценить аудиторию и место проведения презентации можно за достаточно короткое время. Большинство важных для выступления характеристик зала и аудитории можно понять во время перерыва или одного-двух выступлений ораторов, предшествующих докладу медпреда.
Критерии, которые нужно оценить и при необходимости исправить, таковы:
1. Величина помещения. Влияет на громкость выступления.
2. Наличие и размещение технических средств: микрофон, проектор, доска для записи и маркеры, экран для слайдов, пульт управления проектором — им может быть человек, который нажимает кнопку на клавиатуре компьютера по сигналу медпреда. Не забудьте договориться с ассистентом о сигнале, который будет обозначать смену слайда.
3. Наличие места для муляжей при проведении демонстрации ортезов.
4. Наличие места для образцов продукции и POS- материалов.
5. Точку, в которой медпред будет находиться по окончании своего выступления и в перерыве.
6. Направление движения потоков участников (слушателей и выступающих), по которым люди будут заходить в зал или выходить из него. Здесь же надо учесть положение кресел (стульев), возможность пройти между рядов. Всё это будет помогать или мешать медпреду сосредоточить внимание аудитории на себе.
7. Положение слушателей относительно докладчика (или сцены). Медпред должен понимать, сидят ли участники собрания далеко от докладчика (говорить надо громче, жестикулировать шире) или же все сосредоточены на первых рядах; есть ли позади медпреда президиум или его нет;
8. Наличие пространства между выступающим и аудиторией (в большом зале должно быть минимум 2 м).
9. Наличие пространства на сцене для перемещения во время выступления.
Контакт? Есть контакт!